多年來，資料不齊全、不完備一直是項(xiàng)目建設(shè)管理中的一個(gè)頑疾。為此，山西省在國家水土保持重點(diǎn)工程建設(shè)中，根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)管理辦法及有關(guān)規(guī)范性文件要求，結(jié)合不同部門、不同專業(yè)人員的檢查評估要求，按照“系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性”原則，分類歸檔、完善資料，從八個(gè)方面對內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行系統(tǒng)整編，簡稱“八大盒”。
    一、基本文件資料盒：主要反映項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)情況，包括市、縣水利與發(fā)改部門聯(lián)合上報(bào)文件，省級發(fā)改和水利部門的批復(fù)和計(jì)劃下達(dá)文件、變更報(bào)告和批復(fù)文件等。
    二、設(shè)計(jì)資料盒：主要反映項(xiàng)目前期工作及變更情況，包括實(shí)施方案委托書、合同、實(shí)施方案及變更資料等。
    三、監(jiān)理資料盒：主要反映監(jiān)理單位的監(jiān)理情況，包括監(jiān)理委托書、合同、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理日志、監(jiān)理中發(fā)現(xiàn)的問題、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理總結(jié)報(bào)告等。
    四、招投標(biāo)資料盒：主要反映項(xiàng)目工程的招投標(biāo)情況，包括招標(biāo)備案文件、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。
    五、施工資料盒：主要反映施工單位的施工情況，包括施工合同、施工日志、材料檢驗(yàn)單、施工大事記、會議紀(jì)要、歷次檢查中發(fā)現(xiàn)問題及整改情況、施工總結(jié)報(bào)告等。
    六、建設(shè)管理資料盒：主要反映項(xiàng)目建設(shè)單位管理情況，包括項(xiàng)目建設(shè)管理機(jī)構(gòu)成立文件、有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)管理辦法或規(guī)定、有關(guān)問題協(xié)商解決記錄、工程建設(shè)前后影像宣傳資料、建設(shè)大事記等。
    七、財(cái)務(wù)資料盒：主要反映資金到位及撥付情況，包括中央資金、配套資金到位文件、支付憑證、財(cái)務(wù)決算、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)問題整改意見、投勞折資備查資料等。
    八、竣工資料盒：主要反映項(xiàng)目實(shí)施、自驗(yàn)、管護(hù)移交等情況，包括工程建設(shè)總結(jié)報(bào)告（附表、圖）、建設(shè)單位自驗(yàn)報(bào)告、申請驗(yàn)收材料、管護(hù)合同、移交合同等。
     “八大盒”反映內(nèi)容不同，整編部門也就不同：建設(shè)單位負(fù)責(zé)整編基本文件資料、建設(shè)管理資料、財(cái)務(wù)資料、竣工資料4盒，設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)整編設(shè)計(jì)資料盒，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)整編監(jiān)理資料盒，招標(biāo)代理公司負(fù)責(zé)整編招投標(biāo)資料盒，施工單位負(fù)責(zé)整編施工資料盒。山西省檔案管理“八大盒”經(jīng)驗(yàn)的推廣，有效提升了全省國家水土保持重點(diǎn)工程建設(shè)管理水平。